退職時に会社から発行できる書類
Document
退職時に会社から発行できる書類がいくつかあります。
今回は退職後に必要な書類とそれぞれの使用方法を解説します。
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源泉徴収票
源泉徴収票とは、1年間の会社から支払われた給与と控除額、そして納付した所得税額を記載した書類です。
※会社に雇用されている場合に発行となるため、個人事業主は発行されません。
● 源泉徴収票の使用用途
源泉徴収票は年末調整や確定申告の際に必要になります。
● 源泉徴収票の発行時期
源泉徴収票は通常会社の年末調整の後に発行されます。
ただし、退職時には発行希望があれば年末調整を待たずに発行は可能です。
おおよそ、最終給与日から2週間～1ヶ月で発行されるのが通例です。
離職票(雇用保険被保険者離職票)
離職票とは会社を退職したことを証明するための公的な書類です。
終業日数が1日～12ヶ月未満での退職でも雇用保険に加入していれば離職票を発行することは可能です。
離職票は会社ではなくハローワークから発行されます。
会社は退職時に離職票の発行希望があった場合には、ハローワークへ離職票の発行をするために「雇用保険被保険者
離職証明書」を申請します。
● 離職票の使用用途
離職票はハローワークでの失業保険(失業手当)の申請の際に必要となります。
● 離職票の発行時期
基本的な流れとしては退職する社員の最終給与の計算を行った後、会社がハローワークへ書類を提出します。
その後ハローワークから発行されたものを会社から退職者本人のもとへ郵送されるので、退職者が離職票を受
け取るのは、退職後・最終給与日から2週間～約1カ月前後が通例となります。
健康保険資格喪失証明書(社会保険資格喪失証明書・健康保険脱退証明書)
健康保険資格喪失証明書は健康保険・社会保険を脱退したことを証明する書類です。
※会社は発行を希望された場合、手続きを行い発行しなければいけません。
※名称も「健康保険資格喪失証明書」「社会保険資格喪失証明書」「健康保険資格喪失証明書」など会社によって異なります。
● 健康保険資格喪失証明書の使用用途
健康保険資格喪失証明書は会社の健康保険・社会保険から国民健康保険への切り替えの為に役所に提出する書
類となります。
また、その他にも扶養に入る場合にも提出が必要な場合もあります。
※会社によっては保険の二重加入を防ぐために前職の健康保険資格喪失証明書の提出を求められるケースもあ
ります。
● 健康保険資格喪失証明書の発行時期
基本的には退職日以降に会社で発行されます。
健康保険証（保険証）の返却を確認した後に発行する会社が多いです。
また郵送での対応となるため、会社ではすぐに発行できますが、他の退職後の書類が発行でき次第、ま
とめて会社から送られてくるケースも多いです。
退職証明書
退職証明書は公的な書類ではありませんが、退職者がその会社を退職したことを証明します。
退職した事実を示す書類の為、転職先に求められたときなどに使用します。
雇用保険被保険者証
雇用保険被保険者証は雇用保険に加入したことを証明する書類です。
転職や再就職の際に会社へ雇用保険被保険者番号を提出をするので、雇用保険被保険者証は転職時に重要な書類となります。
入社して雇用保険を加入したタイミングで雇用保険被保険者証を渡されることが多いですが、会社が保管していて返還が無かった場合に退職時に返還を依頼できる書類になります。
年金手帳
公的年金制度への加入者に交付され、加入者ごとの基礎年金番号や加入記録などが記載されています。入社時に年金基礎番号を伝えるために会社に提出している場合があります。
入社時に会社へ提出をして、返還が無かった場合に退職時に返還を依頼できる書類です。
※年金手帳がない場合
年金手帳は2022年3月までで新規発行・再発行は廃止となり今後はマイナンバーカードでの管理や基礎
年金番号通知書にて対応されるようになりました。
まとめ
退職後に必要な書類をそれぞれ紹介しましたが、その中でも退職時に必要な可能性が高い書類は下記のとおりです。
● 源泉徴収票
● 離職票
● 健康保険資格喪失証明書
● 雇用保険被保険者証（入社時に会社から返還される場合あり）
それぞれ必要な書類は退職時に確実に受け取っておくとスムーズです。
